Lexware Office (lexoffice) automatisieren für Werkzeug & Industriebedarf
Überwiegend B2B mit Kundenpreisen, Angeboten, Rechnungskauf und wiederkehrenden Bestellungen derselben Artikel. Genau daran scheitert die Standardanbindung zwischen Shopify und Lexware Office (lexoffice) – nicht am Normalfall, sondern an der Ausnahme.
Was bei Händler für Werkzeug und Industriebedarfn konkret liegen bleibt
- Angebote werden außerhalb von Shopify erstellt und bei Annahme händisch als Bestellung nachgebaut.
- Kundenindividuelle Preise und Rabattstaffeln leben in einer Tabelle statt in einer Regel.
- Zahlungsziele beim Rechnungskauf werden manuell überwacht und angemahnt.
Einordnung
Typisch sind 200 bis 2.000 Bestellungen im Monat, ein großer Teil davon von wiederkehrenden Firmenkunden. Im B2B entscheidet die Beleg- und Zahlungsverfolgung über die Liquidität. Mahnwesen von Hand ist der teuerste denkbare Prozess.
Öffentlich sichtbare Signale
- Login-Bereich für Geschäftskunden
- Preise erst nach Anmeldung sichtbar
- Angebotsanfrage als eigener Weg neben dem Warenkorb
Rechnungen und Gutschriften zu abgeschlossenen Standardbestellungen erzeugen, Zahlungen den Belegen zuordnen und alles GoBD-konform in die Buchhaltung übergeben.
Für den Standardfall gibt es fertige Apps im Shopify App Store, und die sind gut und günstig. Wir setzen dort an, wo dein Prozess vom Standardfall abweicht – und ersetzen keine App, die ihren Job bereits erledigt.
- Sonderfälle mit gemischten Steuersätzen innerhalb einer Bestellung
- Anzahlungen, Teilzahlungen und Sammelrechnungen über mehrere Lieferungen
- Belege, die auf einen anderen Rechnungsempfänger als den Besteller laufen
- Teilgutschriften mit anteiliger Versandkostenerstattung
Die Fälle, die den Unterschied machen
So gehen wir vor
Audit
Wir gehen deine realen Bestellungen durch und trennen den Normalfall von der Ausnahme. Bei Händler für Werkzeug und Industriebedarfn sind das erfahrungsgemäß Fälle wie: Angebot mit Gültigkeitsdatum, das in eine Bestellung überführt wird; Kundenspezifischer Preis überschreibt die Staffel; Sammelrechnung über mehrere Lieferungen eines Monats.
Blueprint
Wir legen fest, welche Fälle Lexware Office (lexoffice) von Haus aus abdeckt und welche eine eigene Regel brauchen. Für den Standardfall gibt es fertige Apps im Shopify App Store, und die sind gut und günstig. Wir setzen dort an, wo dein Prozess vom Standardfall abweicht – und ersetzen keine App, die ihren Job bereits erledigt.
Build
Wir bauen die Automatisierung in deinem Workspace, inklusive Fehlerbehandlung und einer Eskalation für Fälle, die eine menschliche Entscheidung brauchen.
Launch
Wir führen kontrolliert ein, dokumentieren jede Regel im Klartext und übergeben. Kein Lock-in, keine Blackbox, kein Vertrag, der dich an uns bindet.
Passt das auf euren Fall?
Beschreib kurz, wie es bei euch läuft. Wir antworten mit einer ehrlichen Einschätzung — auch dann, wenn eine fertige App für euch die bessere Antwort ist.
Häufige Fragen
Reicht für Werkzeug & Industriebedarf nicht eine fertige App aus dem Shopify App Store?
Für den Standardfall oft ja – und dann solltest du genau die nehmen. Rechnungen und Gutschriften zu abgeschlossenen Standardbestellungen erzeugen, Zahlungen den Belegen zuordnen und alles GoBD-konform in die Buchhaltung übergeben. Der Bedarf entsteht erst bei den Fällen, die daneben liegen: Sonderfälle mit gemischten Steuersätzen innerhalb einer Bestellung sowie Anzahlungen, Teilzahlungen und Sammelrechnungen über mehrere Lieferungen. Wenn dich diese Fälle nicht betreffen, sagen wir dir das im Erstgespräch.
Was kostet uns der manuelle Prozess heute konkret?
Das lässt sich erst nach dem Audit seriös beziffern. Der Rahmen ergibt sich aus deinem Volumen: typisch sind 200 bis 2.000 bestellungen im monat, ein großer teil davon von wiederkehrenden firmenkunden. Multipliziert mit der Bearbeitungszeit je Ausnahmefall entsteht die Zahl, über die sich das Projekt rechnet – oder eben nicht.
Wem gehört das fertige System?
Dir. Wir bauen in deinem Account und deinem Workspace, dokumentieren die Logik und übergeben ohne technische Abhängigkeit von Westmonks. Laufende Tool-Kosten entstehen nur dort, wo ein externer Dienst für deinen Prozess nötig und von dir freigegeben ist.
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